KETERAMPILAN KOMUNIKASI PUSTAKAWAN
Sunday 8 January 2017
Edit
KETERAMPILAN KOMUNIKASI PUSTAKAWAN
Layanan Informasi Di Perpustakaan
Menurut Undang-undang RI No. 43/2007 tentang Perpustakaan, yang dimaksud dengan perpustakaan adalah: “institusi pengelola karya tulis, karya cetak dan atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.” Berdasarkan pengertian perpustakaan tersebut dapat diketahui bahwa perpustakaan merupakan suatu institusi yang menyediakan jasa penyediaan informasi (information provider bagi masyarakat. Dengan demikian perpustakaan membutuhkan staf yang profesional yang bekerja untuk membantu masyarakat pencari informasi memperoleh informasi yang dibutuhkannya. Kelompok profesional tersebut dikenal dengan sebutan pustakawan.
Menurut Sulistyo Basuki (1991) jasa dasar yang harus diberikan oleh semua jenis perpustakaan meliputi:
- Pemberian informasi umum: merupakan jawaban atas pertanyaan yang lazim ditanyakan oleh pengunjung, misalnya di mana bagian buku anak, di mana ruangan kepala perpustakaan, dsb.
- Penyediaan informasi khusus: mencakup penggunaan dokumen yang ada di perpustakaan atau konsultasi dengan pustakawan lain atau perpustakaan lain.
- Bantuan dalam menelusur dokumen: bimbingan yang diberikan pada pengunjung agar mampu mencari informasi yang dibutuhkannya melalui dokumen yang tersedia di perpustakaan.
- Bantuan dalam menggunakan katalog: bimbingan yang diberikan pada pengunjung agar mampu menggunakan katalog perpustakaan yang bersangkutan. Katalog merupakan alat bantu penelusuran dokumen yang ada di suatu perpustakaan, sehingga para pencari informasi harus mengetahui bagaimana cara menggunakannya.
- Bantuan menggunakan buku rujukan (reference): bimbingan yang diberikan dalam menggunakan koleksi referens. Buku referens memiliki elemen artifisial yang menyebabkan berbagai variasi dalam susunan informasi, penyajian, tingkat ulasan, dsb. Karena berbagai variasi tersebut maka seringkali pengguna membutuhkan bantuan pustakawan.
Memperhatikan berbagai jasa yang disediakan oleh perpustakaan tersebut di atas, maka dapat diketahui bahwa para pustakawan yang harus melayani dan memenuhi kebutuhan para pengunjung perpustakaan akan selalu berhadapan langsung dengan para tamunya. Sehingga para pustakawan harus mampu melakukan komunikasi interpersonal dengan baik.
Keterampilan Komunikasi Interpersonal Bagi Pustakawan Dalam dunia perpustakaan, pelayanan merupakan ujung tombak perpustakaan. (Soeatminah, 1992:129). Baik tidaknya suatu perpustakaan bergantung pada bagaimana pelayanannya, karena bagian layanan inilah yang berhubungan langsung dengan para pengguna perpustakaan. Di sisi lain, pustakawan adalah pelaku langsung kegiatan layanan, sehingga kualitas pustakawan akan berpengaruh pada kualitas layanan perpustakaan.
Kualitas pustakawan ditentukan oleh beberapa faktor, antara lain latar belakang pendidikan yang akan menentukan keahliannya, kepribadiannya, dan kemampuan berkomunikasi.
Kemampuan berkomunikasi dalam hal ini komunikasi interpersonal sangat penting, karena dalam pekerjaannya pustakawan akan berhadapan langsung dengan para pengguna perpustakaan. Keterampilan pustakawan dalam melakukan komunikasi interpersonal yang efektif akan menentukan keberhasilan pustakawan tersebut dalam melaksanakan tugasnya.
Mengacu pada yang telah dijelaskan oleh DeVito (1992) mengenai beberapa keterampilan komunikasi interpersonal yang efektif yang seharusnya dilaksanakan oleh mereka yang melakukan komunikasi interpersonal, maka dengan memperhatikan situasi dan kondisi kerja di lingkungan perpustakaan, untuk profesi pustakawan beberapa keterampilan komunikasi interpersonal yang efektif yang harus dimiliki adalah sebagai berikut:
Empathy
Maksudnya adalah pustakawan harus mampu untuk merasakan apa yang dirasakan oleh orang lain dalam hal ini pencari informasi yang sedang dilayaninya. Misalnya ketika ada seorang pencari informasi yang datang mencari suatu informasi dan dia mengatakan bahwa informasi tersebut sangat dia butuhkan dengan cepat, karena merupakan bahan untuk membuat karya ilmiah dia yang harus dikumpulkan 2 hari lagi. Pustakawan yang berempati akan membantu orang yang bersangkutan dengan segera dan berusaha untuk bekerja dengan lebih cepat, karena dia ikut merasakan bahwa informasi tersebut sangat dibutuhkan dan harus diperoleh secepat mungkin. Berdasarkan pendekatan pragmatis untuk komunikasi interpersonal yang efektif, empathy disebut sebagai other orientation.
Supportiveness
Maksudnya adalah pustakawan harus berusaha menciptakan suasana yang nyaman, yang fleksibel, dan mendukung para pencari informasi untuk berkomunikasi dengan dia. Tunjukkan sikap bahwa pustakawan siap membantu para tamunya. Hindarkan sikap seolah-olah pustakawan mengawasi para pengunjung perpustakaan. Sering dijumpai perpustakaan yang menerapkan begitu banyak larangan pada para pengunjungnya. Dilarang merokok, dilarang membawa tas, dilarang memakai jaket, dilarang membawa makanan, dilarang ribut, dst berbagai larangan yang seolah-olah pengunjung perpustakaan itu harus steril dan tunduk tanpa syarat pada semua larangan tersebut. Lebih parah lagi apabila pustakawannya juga bersikap seperti mengawasi semua pengunjungnya, bukannya menyambut ramah sehingga pengunjung perpustakaan merasa nyaman untuk berkomunikasi dengan dia.
Positiveness
Maksudnya adalah pustakawan harus memulai komunikasi dengan para pengunjung perpustakaan dengan sikap yang positif dan menganggap mereka sebagai orang penting yang harus diperlakukan dengan baik. Menyapa pengunjung dengan kata-kata yang baik disertai dengan senyuman yang manis akan membuat mereka merasa dihargai dan sebaliknya mereka juga akan menghargai pustakawan sebagai profesional yang dapat diandalkan.
Equality
Maksudnya adalah pustakawan harus memandang semua yang mengunjungi perpustakaannya merupakan orang-orang penting yang harus dihormati tanpa syarat. Jangan membeda-bedakan perlakuan pada pengunjung hanya karena penampilannya atau karena gelar akademisnya. Semua pengunjung perpustakaan merupakan pencari informasi yang harus dibantu secara proporsional, sehingga mereka puas atas layanan informasi yang diberikan. Hal penting lainnya berkaitan dengan equality adalah pustakawan jangan merasa bahwa dirinya lebih pintar dari tamunya, jangan menggurui, tapi tunjukan bahwa pustakawan bisa membantu mereka tanpa membuat mereka merasa bodoh.
Confidence
Maksudnya adalah bahwa dalam melayani para pengunjung perpustakaan, pustakawan harus memiliki rasa percaya diri. Memang mungkin agak sulit bagi mereka yang memilki sifat pemalu atau sering cemas, tetapi melalui latihan dan berusaha tentunya kesulitan tersebut bisa diatasi. Tunjukan bahwa pustakawan adalah orang yang cerdas, yang menguasai pekerjaannya dengan baik. Sehingga mereka akan percaya bahwa pustakawan merupakan orang yang dapat diandalkan untuk dikonsultasi apabila mereka membutuhkan informasi.
Immediacy
Maksudnya adalah bahwa pustakawan harus menunjukkan perhatian, rasa tertarik, dan juga senang terhadap permasalahan yang disampaikan oleh pengunjung perpustakaan. Hal tersebut bisa diekspresikan secara non verbal dengan senyuman dan tatapan mata yang ramah. Hal ini akan membangkitkan semangat pengunjung perpustakaan untuk mau bertanya tentang informasi yang dibutuhkannya. Sikap ini akan membantu pengunjung yang pemalu atau malas untuk bertanya menjadi berani untuk berkomunikasi dengan pustakawan.
Interaction management
Maksudnya adalah pustakawan harus mampu mengelola proses komunikasi yang berlangsung antara dia dengan pencari informasi secara efektif. Membuat percakapan berjalan lancar, sehingga pencari informasi bisa menyampaikan dengan jelas apa yang dibutuhkannya, dan pustakawan pun memahaminya dengan tepat. Interaction management yang baik akan menciptakan situasi komunikasi yang menyenangkan yang akan memuaskan kedua belah pihak.
Demikian beberapa keterampilan yang harus dimiliki pustakawan ketika dia berkomunikasi interpersonal dengan para pengunjung yang mencari informasi di perpustakaan. Diharapkan pustakawan mampu menerapkan prinsip-prinsip tersebut sehingga bisa menciptakan proses komunikasi interpersonal yang efektif. Apakah seorang pengunjung yang mencari informasi di perpustakaan berhasil mendapatkan informasi yang dia peroleh atau tidak, bukanlah satu-satunya indicator kualitas pustakawan. Ada hal yang lebih penting yaitu pustakawan mampu memberikan layanan yang memuaskan, sehingga pengunjung merasa senang dan akan kembali lagi mengunjungi perpustakaan tersebut.
Satu hal penting lainnya dalam melaksanakan komunikasi interpersonal dalam layanan informasi di perpustakaan adalah kemampuan pustakawan untuk listening atau mendengarkan apa yang disampaikan oleh para pencari informasi. Dengan mendengarkan secara baik, maka pustakawan dapat menerima dan memahami apa yang dibutuhkan oleh mereka. Tentu saja dialog juga akan dibutuhkan agar pustakawan bisa memahami dengan jelas dan tepat apa yang dibutuhkan oleh pencari informasi. Namun janganlah mendominasi pembicaraan karena akan memberikan kesan bahwa pustakawan lebih tahu atau menganggap klien tidak penting.